Els espais de treball flexibles són una solució especialment útil per a les empreses que organitzen la seva activitat mitjançant equips per projectes. En lloc de mantenir una oficina fixa amb llocs de treball que poden quedar buits, permeten contractar l’espai necessari durant el temps que dura cada projecte.
Aquest model encaixa amb consultories, agències, empreses tecnològiques, constructores, despatxos professionals i companyies que incorporen temporalment especialistes externs. També es pot utilitzar quan diversos departaments necessiten reunir-se durant una fase concreta, encara que normalment treballin des d’altres ciutats o en remot.
La flexibilitat no consisteix únicament a reduir la durada del contracte. També permet adaptar la capacitat, els serveis i el tipus d’espai a les necessitats reals de cada equip.
Què són els equips per projectes?
Un equip per projectes es crea per assolir un objectiu concret dins d’un termini determinat. Pot estar format per treballadors de la mateixa empresa, professionals independents, proveïdors externs o empleats de diferents departaments.
Un cop finalitzat el projecte, l’equip es pot dissoldre, reduir o començar una nova feina amb una composició diferent. Per aquest motiu, les seves necessitats d’espai no sempre coincideixen amb les d’una plantilla estable.
Alguns exemples habituals són:
- Desenvolupament i implantació d’una solució tecnològica.
- Organització d’un esdeveniment o una campanya de comunicació.
- Obertura d’una nova delegació.
- Processos de selecció i formació.
- Execució d’una auditoria o consultoria.
- Preparació d’una licitació.
- Llançament d’un producte o servei.
- Desenvolupament d’un projecte internacional.
- Reunions temporals entre diferents departaments.
En aquestes situacions, contractar una oficina tradicional durant diversos anys pot resultar poc pràctic. Els espais de treball flexibles permeten disposar d’una oficina professional durant les setmanes o mesos en què l’equip necessita treballar presencialment.
Per què utilitzar espais de treball flexibles?
Una empresa que treballa per projectes pot experimentar canvis freqüents en el nombre de persones, la durada dels treballs i la ubicació dels col·laboradors. Un espai flexible permet respondre a aquestes variacions sense assumir una estructura permanent.
Contractació adaptada a la durada del projecte
Un dels principals beneficis és la possibilitat de contractar l’oficina durant un període concret. L’empresa pot necessitar-la durant unes hores per a una reunió, diversos dies per a una formació o uns mesos per desenvolupar un projecte complet.
Aquesta capacitat d’adaptació evita mantenir l’espai quan deixa de ser necessari. A més, facilita la planificació del pressupost, ja que el cost de l’oficina es pot vincular directament a la durada del projecte.
Capacitat ajustada a la mida de l’equip
No tots els projectes requereixen el mateix nombre de professionals. Alguns comencen amb dues o tres persones i amplien l’equip durant les fases de producció o implantació.
Els espais flexibles permeten seleccionar una oficina adequada al nombre de treballadors i contractar despatxos o sales addicionals quan sigui necessari. D’aquesta manera, l’empresa evita pagar des del principi per llocs de treball que encara no utilitza.
Oficines preparades per començar a treballar
Posar en funcionament una oficina tradicional requereix temps i inversió. Cal adquirir mobiliari, contractar Internet, gestionar els subministraments, organitzar la neteja i preparar els equips.
En canvi, una oficina equipada permet començar l’activitat des del primer dia. L’equip es pot centrar en el projecte sense dedicar recursos a condicionar o gestionar l’espai.
Aquest avantatge és especialment important quan existeix una data d’inici tancada o quan els professionals es desplacen temporalment des d’una altra ciutat.
Menys costos fixos per a projectes temporals
Els costos d’una oficina tradicional no es limiten al lloguer. També cal tenir en compte la fiança, el mobiliari, els subministraments, la connexió a Internet, la neteja, el manteniment i altres despeses relacionades amb el seu funcionament.
Quan un projecte té una durada limitada, aquestes inversions poden reduir-ne la rendibilitat. Els espais de treball flexibles ajuden a transformar una part d’aquests costos fixos en una despesa vinculada a l’ús real.
Abans de contractar, l’empresa ha de comparar:
- La durada prevista del projecte.
- El nombre de persones que utilitzaran l’oficina.
- Els dies de treball presencial.
- Els serveis inclosos en la tarifa.
- La necessitat de disposar de sales de reunions.
- Els possibles canvis en la mida de l’equip.
- Les despeses addicionals de cada modalitat.
L’objectiu no ha de ser escollir únicament l’opció amb la tarifa inicial més baixa, sinó aquella que ofereixi un cost total més adequat per al desenvolupament del projecte.
Un punt de trobada per a equips híbrids
Molts equips per projectes combinen el treball presencial i el remot. Els seus integrants poden treballar habitualment des de casa, des d’altres oficines o fins i tot des de diferents països.
En aquests casos, mantenir una seu fixa per a tot l’equip pot no ser necessari. Tanmateix, les reunions presencials continuen sent útils per definir objectius, revisar avenços, resoldre incidències o presentar resultats.
Un espai de treball flexible es pot utilitzar com a punt de trobada en moments concrets:
Inici del projecte
Reunir l’equip durant la fase inicial ajuda a presentar els objectius, assignar responsabilitats, establir terminis i acordar les eines de treball.
Revisions i fases crítiques
Algunes etapes requereixen una coordinació més intensa. Treballar presencialment durant diversos dies pot facilitar la presa de decisions i la resolució de problemes.
Reunions amb clients
Disposar d’una oficina o una sala professional permet rebre el client, presentar avenços i mantenir converses confidencials en un entorn adequat.
Tancament i presentació de resultats
En finalitzar la feina, l’equip es pot reunir per revisar els resultats, documentar les conclusions i preparar la presentació final.
D’aquesta manera, l’empresa manté l’autonomia del treball remot i reserva l’espai físic únicament per a les fases en què aporta més valor.
Privacitat i concentració per a treballs específics
Els equips per projectes solen gestionar informació interna, documentació de clients o dades relacionades amb estratègies empresarials. Per aquest motiu, la privacitat ha de ser un dels criteris principals a l’hora de triar una oficina.
Un despatx privat resulta més adequat que un espai obert quan l’equip necessita fer trucades, revisar documentació confidencial o mantenir reunions internes.
També proporciona un entorn amb menys interrupcions. Això pot afavorir la concentració durant fases que requereixen anàlisi, planificació, programació, disseny o preparació de propostes.
Abans de reservar, convé comprovar si l’espai és d’ús exclusiu, si disposa d’una connexió segura i si hi ha sales independents per mantenir reunions.
Serveis que faciliten el desenvolupament del projecte
L’espai físic és només una part de les necessitats de l’equip. Els serveis complementaris poden reduir tasques administratives i ajudar els professionals a dedicar més temps a la feina principal.
Alguns dels serveis que convé valorar són:
- Recepció i atenció de visites.
- Gestió de trucades telefòniques.
- Recepció de correspondència i missatgeria.
- Connexió a Internet per cable i wifi.
- Impressió, escaneig i fotocòpies.
- Neteja i manteniment.
- Accés a sales de reunions.
- Sistemes de videoconferència.
- Suport administratiu.
- Disponibilitat d’aparcament.
No tots els projectes necessitaran tots aquests recursos. L’avantatge és poder contractar o utilitzar aquells que siguin rellevants en cada moment.
Com triar un espai per a un equip per projectes
Abans de contractar una oficina, l’empresa ha de definir amb claredat com es desenvoluparà la feina. Una previsió realista permetrà seleccionar un espai adequat i evitar canvis innecessaris.
Calcula el nombre de llocs de treball necessaris
És important diferenciar entre el nombre total d’integrants i les persones que hi acudiran simultàniament. En un equip híbrid hi pot haver deu professionals, però només quatre o cinc presents a l’oficina cada dia.
Estableix la durada aproximada
Encara que la data de finalització pugui variar, convé establir un termini inicial. També cal comprovar si el contracte permet ampliar l’estada quan el projecte s’endarrereix.
Revisa la ubicació
Una oficina ben comunicada facilita els desplaçaments de l’equip, dels clients i dels col·laboradors externs. La proximitat al transport públic, les estacions, els hotels i els serveis de restauració pot ser especialment rellevant per a projectes amb professionals desplaçats.
Comprova els horaris d’accés
Alguns treballs requereixen horaris amplis, coordinació amb altres països o jornades intensives durant dates concretes. Per això, és necessari revisar quan pot accedir-hi l’equip i quines condicions existeixen fora de l’horari de recepció.
Confirma els serveis inclosos
Abans de comparar preus, cal sol·licitar informació detallada sobre Internet, subministraments, neteja, mobiliari, recepció i ús de sales. Així serà possible calcular el cost complet de cada alternativa.
Valora la possibilitat d’ampliar l’espai
Un projecte pot incorporar nous perfils durant el seu desenvolupament. Escollir un centre amb despatxos i sales addicionals facilita el creixement temporal sense haver de traslladar tot l’equip.
Quan resulta més convenient una oficina fixa?
Els espais flexibles no substitueixen necessàriament una oficina permanent. Si l’equip manté una composició estable, hi acudeix diàriament i desenvolupa projectes de manera continuada, un lloguer mensual o de més durada pot resultar més adequat.
La modalitat flexible sol aportar més valor quan:
- El projecte té una durada limitada.
- El nombre de professionals pot variar.
- Una part de l’equip treballa en remot.
- Es necessita una oficina en una ciutat concreta de manera temporal.
- L’empresa no vol fer una inversió inicial.
- Cal començar a treballar de manera immediata.
- Es requereixen sales o despatxos addicionals en moments puntuals.
També és possible combinar totes dues opcions. Una empresa pot mantenir una seu principal i contractar espais de treball flexibles per a projectes especials, equips externs o desplaçaments a altres ciutats.
Espais flexibles per a empreses en creixement
Treballar per projectes permet a moltes empreses ampliar la seva activitat sense incrementar de manera permanent la seva estructura. Tanmateix, aquest creixement necessita recursos que es puguin ajustar al ritme del negoci.
Una oficina flexible permet incorporar professionals, reunir equips i atendre nous clients sense comprometre’s des del principi amb una superfície fixa. Si el projecte té continuïtat, l’empresa pot ampliar la contractació. Si finalitza, pot reduir l’espai o deixar d’utilitzar-lo.
Aquesta capacitat d’adaptació facilita una gestió més prudent dels recursos i permet provar noves línies de negoci abans d’assumir inversions de més durada.
Còrsega Business Center: oficines adaptades a cada projecte
Còrsega Business Center ofereix a Barcelona oficines i despatxos equipats que es poden contractar per hores, dies, setmanes o mesos. Els seus espais estan preparats per a equips d’entre un i quatre llocs de treball i disposen de connexió a Internet, mobiliari, climatització, neteja, recepció de visites i accés a sales de reunions i videoconferència. A més, el centre ofereix accés les 24 hores durant tot l’any i diferents serveis administratius. Aquesta varietat de modalitats permet que cada empresa seleccioni l’espai i el període de contractació que millor s’ajustin a la durada i a les necessitats del seu projecte.
