La mida d’un equip no sempre es manté estable. Una empresa pot incorporar nous professionals, iniciar un projecte que requereixi més personal o, per contra, reorganitzar la seva estructura i necessitar menys llocs de treball durant una determinada etapa. Davant d’aquests canvis, comptar amb una oficina flexible permet adaptar l’espai de treball a les necessitats reals de cada moment.
Davant de models de lloguer més rígids, disposar de solucions flexibles ajuda a evitar que l’empresa mantingui metres quadrats que no utilitza o que es trobi amb falta d’espai quan l’equip creix. Per això, la capacitat d’adaptació s’ha convertit en un dels aspectes que convé valorar a l’hora de triar una oficina.
Per què és important adaptar l’oficina a la mida de l’equip?
Una oficina ha de proporcionar prou espai perquè cada professional pugui desenvolupar la seva activitat correctament, però això no significa que sigui necessari disposar de llocs buits pensant únicament en un possible creixement futur.
Quan una empresa lloga un espai massa gran, pot acabar assumint costos associats a zones que gairebé no utilitza. En canvi, una oficina massa petita pot afectar la comoditat de l’equip i dificultar reunions, incorporacions o determinades tasques.
La solució passa per buscar un espai que respongui a les necessitats actuals i que, al mateix temps, permeti una certa capacitat d’adaptació.
Què fer quan augmenta l’equip
El creixement d’una empresa acostuma a comportar noves necessitats d’espai. Incorporar treballadors no consisteix únicament a afegir taules i cadires: també cal tenir en compte com s’organitzaran els llocs de treball, les reunions internes, les trucades o les visites de clients.
Abans d’ampliar l’oficina convé analitzar alguns aspectes:
- Quantes persones treballen presencialment cada dia.
- Quants nous professionals està previst incorporar.
- Si tot l’equip necessita un lloc fix.
- Amb quina freqüència es fan reunions.
- Si es reben clients o col·laboradors externs.
- Quins espais addicionals necessita realment l’activitat.
Aquesta anàlisi permet dimensionar millor l’oficina i evitar decisions basades únicament en previsions a llarg termini.
I si l’equip es redueix?
La flexibilitat també resulta important quan passa el contrari. Una reorganització empresarial, la finalització d’un projecte o un ús més gran del teletreball poden reduir el nombre de persones que acudeixen habitualment a l’oficina.
Mantenir un espai dissenyat per a un equip molt més gran pot deixar de tenir sentit tant des del punt de vista econòmic com funcional.
En aquestes situacions, una oficina flexible permet buscar una configuració més adequada a la nova mida de l’equip i destinar els recursos de l’empresa a allò que realment necessita.
Combinar despatxos i sales de reunions
Adaptar l’espai no implica necessàriament que totes les necessitats de l’empresa s’hagin de resoldre dins d’una mateixa oficina.
Per exemple, un equip petit pot treballar diàriament des d’un despatx i utilitzar una sala de reunions únicament quan necessita rebre diversos clients, fer una presentació o reunir un nombre més gran de professionals.
Aquesta combinació permet disposar d’un espai habitual adaptat al nombre de treballadors i recórrer a instal·lacions addicionals només quan són necessàries.
A més, evita sobredimensionar l’oficina simplement per cobrir situacions que es produeixen unes poques vegades al mes.
El treball híbrid també canvia les necessitats d’espai
La combinació entre treball presencial i remot ha fet que moltes empreses revisin la manera com utilitzen les seves oficines.
Si part de l’equip treballa des de casa determinats dies, pot ser que ja no sigui necessari disposar permanentment d’un lloc per a cada empleat. En altres casos, l’empresa pot preferir conservar espais individuals i utilitzar solucions complementàries per a reunions puntuals.
No existeix una única configuració adequada. El més important és analitzar com treballa realment l’equip i triar l’espai en funció d’aquest funcionament, no únicament del nombre total d’empleats.
Evitar comprometre’s amb més espai del necessari
Una de les dificultats del lloguer tradicional és que les necessitats d’una empresa poden canviar abans que finalitzin determinats compromisos associats a l’espai.
Per això, abans de triar una oficina convé pensar no només en la situació actual de l’empresa, sinó també en quina pot ser la seva situació durant els pròxims mesos.
Una solució flexible resulta especialment interessant per a empreses en creixement, equips petits, professionals que estan posant en marxa un nou projecte o companyies que encara no saben quantes persones necessitaran de manera presencial.
Què cal valorar a l’hora de triar una oficina flexible
La mida és important, però no hauria de ser l’únic criteri. Per trobar un espai adequat també convé tenir en compte la ubicació, el mobiliari, la connexió a internet, l’accés a sales de reunions, la recepció de visites, els serveis administratius o la possibilitat d’accedir a l’espai en diferents horaris.
Comptar amb aquests serveis dins del mateix centre pot simplificar l’organització diària i evitar que l’empresa hagi de contractar i gestionar diferents proveïdors per separat.
L’oficina pot així evolucionar juntament amb el negoci, mantenint únicament aquells recursos que són necessaris en cada etapa.
Una oficina que evoluciona amb la teva empresa
Les necessitats d’espai d’una empresa canvien. El que avui funciona per a dues persones pot quedar petit després de diverses incorporacions i un espai pensat per a un equip ampli pot resultar excessiu si canvia la manera de treballar.
Per això, apostar per una oficina flexible permet afrontar aquestes situacions amb una major capacitat d’adaptació i triar l’espai de treball en funció del moment real de l’empresa.
Oficines flexibles a Córcega Business Center
A Córcega Business Center oferim solucions de lloguer d’oficines i despatxos al centre de Barcelona, al Passeig de Gràcia, pensades per a professionals i empreses amb diferents necessitats d’espai. Els nostres despatxos permeten allotjar equips de diferents mides i es complementen amb serveis com recepció, sales de reunions, connexió a internet i accés a zones comunes. A més, hi ha diferents modalitats de contractació per adaptar l’ús de l’espai a cada projecte. Si el teu equip està creixent, reorganitzant-se o necessites una oficina professional a Barcelona, pots consultar les opcions disponibles i trobar una solució adequada a les necessitats de la teva empresa.
