Les videoconferències formen part del dia a dia d’empreses, directius, equips comercials i professionals que treballen amb clients i col·laboradors a distància. Encara que es tracta d’una eina habitual, cometre errors durant una videoconferència pot afectar negativament la comunicació, la productivitat i la imatge corporativa. A continuació, analitzem els 8 errors més freqüents en videoconferències i com evitar-los, amb un enfocament professional i pràctic.
1. No comprovar la connexió a internet amb antelació
Iniciar una videoconferència sense verificar la qualitat de la connexió és un dels errors més comuns. Els talls d’àudio, la imatge congelada o els retards en la transmissió dificulten la comunicació i generen una percepció poc professional.
Com evitar-ho: realitza sempre una prova prèvia de connexió i, sempre que sigui possible, utilitza una xarxa cablejada o una connexió Wi-Fi d’alta velocitat i estable.
2. Utilitzar equips de baixa qualitat
L’ús de càmeres integrades de baixa resolució, micròfons deficients o altaveus amb ressò pot arruïnar una reunió important.
Com evitar-ho: aposta per equipament professional d’àudio i vídeo o per sales de videoconferència equipades amb tecnologia adequada, que garanteixen una experiència fluida i sense interrupcions.
3. Descurar la il·luminació
Una il·luminació inadequada pot dificultar la visibilitat i transmetre una imatge poc cuidada. Les ombres excessives o els contrallums afecten negativament la comunicació no verbal.
Com evitar-ho: utilitza llum frontal i evita fonts de llum darrere de tu. Les sales professionals solen comptar amb il·luminació dissenyada específicament per a videoconferències.
4. Triar un entorn poc professional
Fons desordenats, espais sorollosos o zones de pas constant distreuen als participants i resten credibilitat.
Com evitar-ho: selecciona un entorn neutre, ordenat i silenciós. Per a reunions importants, el més recomanable és utilitzar sales de reunions o videoconferències professionals.
5. No preparar el contingut de la reunió
Improvisar l’agenda o no definir objectius clars provoca reunions llargues i poc productives.
Com evitar-ho: estableix un ordre del dia, defineix els punts a tractar i comparteix la documentació amb antelació per a optimitzar el temps de tots els participants.
6. Mala gestió del so i del micròfon
Sorolls de fons, notificacions activades o micròfons oberts quan no s’està parlant interrompen constantment la reunió.
Com evitar-ho: silencia el micròfon quan no intervinguis i utilitza espais amb aïllament acústic per a evitar sorolls externs.
7. No controlar els temps ni les intervencions
Les interrupcions constants o la falta de moderació fan que les videoconferències s’allarguin innecessàriament.
Com evitar-ho: designa un moderador, estableix torns de paraula i fixa temps aproximats per a cada intervenció.
8. No dominar la plataforma de videoconferència
Desconèixer com compartir pantalla, gravar la sessió o gestionar participants genera retards i pèrdua de temps.
Com evitar-ho: familiaritza’t amb la plataforma abans de la reunió o compta amb suport tècnic que pugui resoldre incidències ràpidament.
Importància d’un entorn professional per a videoconferències
Més enllà de la tecnologia, l’entorn des del qual es realitza una videoconferència influeix directament en la percepció que clients i socis tenen de l’empresa. Un espai preparat transmet professionalitat, ordre i confiança, factors clau en reunions comercials, negociacions o presentacions estratègiques.
Videoconferències professionals en un entorn preparat
Còrsega Business Center posa a la disposició d’empreses i professionals sales de videoconferència totalment equipades, amb connexió d’alta qualitat, aïllament acústic i suport tècnic especialitzat. Les seves instal·lacions permeten realitzar reunions virtuals amb total fiabilitat, projectant una imatge corporativa sòlida i professional, ideal per a partits amb clients, equips remots i socis internacionals.
