La comunicación telefónica continúa siendo un canal importante para muchas empresas. Clientes que solicitan información, proveedores que necesitan contactar con un responsable o posibles clientes interesados en contratar un servicio esperan obtener una respuesta profesional cuando llaman.
Sin embargo, no todas las empresas cuentan con personal dedicado exclusivamente a atender el teléfono. Autónomos, pequeñas empresas, profesionales que trabajan en remoto o negocios con equipos reducidos pueden encontrar dificultades para responder todas las llamadas mientras desarrollan su actividad habitual.
En estos casos, contratar un servicio de atención telefónica personalizada permite delegar la recepción de llamadas y mantener una comunicación profesional sin necesidad de disponer de una recepción propia.
¿Qué es la atención telefónica personalizada?
La atención telefónica personalizada es un servicio mediante el cual un equipo externo atiende las llamadas de una empresa siguiendo unas indicaciones previamente establecidas.
A diferencia de un simple desvío de llamadas, el objetivo es ofrecer al interlocutor una atención adaptada a la empresa. Las llamadas pueden atenderse identificando el nombre del negocio, recogiendo mensajes o transfiriéndolas a la persona correspondiente cuando sea necesario.
De esta forma, la empresa dispone de un punto de atención telefónica aunque sus profesionales se encuentren trabajando desde casa, reunidos con clientes, viajando o desarrollando otras tareas.
¿Cómo funciona un servicio de atención telefónica para empresas?
El funcionamiento puede adaptarse a las necesidades de cada negocio. La empresa establece previamente cómo quiere gestionar sus llamadas y qué información debe proporcionarse en cada situación.
Cuando entra una llamada, el equipo encargado de la atención telefónica puede responderla siguiendo las instrucciones acordadas.
Según el servicio contratado, algunas de las funciones habituales pueden ser:
- Responder llamadas en nombre de la empresa.
- Identificar el motivo de la consulta.
- Tomar nota de mensajes.
- Transferir llamadas al profesional correspondiente.
- Registrar los datos de contacto del interlocutor.
- Gestionar determinadas solicitudes de información.
- Coordinar visitas o citas cuando el servicio lo contempla.
El objetivo es que el cliente encuentre una respuesta organizada aunque la persona con la que desea hablar no pueda atenderle inmediatamente.
Evitar perder llamadas mientras trabajas
Una de las principales dificultades de los profesionales que trabajan solos o forman parte de equipos pequeños es compatibilizar la atención telefónica con el resto de sus tareas.
Durante una reunión, una visita comercial, una formación o simplemente mientras se trabaja en una tarea que requiere concentración, atender cada llamada puede resultar complicado.
Por otro lado, dejar llamadas constantemente sin responder puede significar perder oportunidades comerciales o retrasar comunicaciones importantes.
La atención telefónica personalizada permite contar con una primera respuesta profesional y conocer posteriormente quién ha llamado y cuál era el motivo de la consulta.
¿Para qué empresas puede resultar útil?
Este servicio no está limitado a un único tipo de negocio. Puede resultar especialmente práctico para empresas que necesitan mantener una atención telefónica habitual pero no justifican la contratación de una persona dedicada exclusivamente a recepción.
Autónomos y profesionales independientes
Un autónomo puede pasar buena parte de su jornada reunido con clientes, realizando desplazamientos o concentrado en su trabajo.
Delegar la recepción de llamadas permite evitar interrupciones constantes y, al mismo tiempo, mantener abierto un canal de comunicación profesional con clientes y colaboradores.
Pequeñas empresas
Las pymes suelen contar con equipos en los que cada persona desarrolla varias funciones. Esto provoca que la atención telefónica termine repartiéndose entre diferentes trabajadores.
Externalizar esta tarea puede ayudar a organizar mejor las comunicaciones y facilitar que cada profesional pueda centrarse en su actividad.
Empresas que trabajan en remoto
Cuando una empresa no dispone de una oficina permanente, puede resultar difícil centralizar las llamadas.
Un servicio de atención telefónica permite disponer de un punto común desde el que gestionar las comunicaciones independientemente de dónde se encuentre cada integrante del equipo.
Empresas internacionales con presencia en Barcelona
Las compañías que operan desde otras ciudades o países también pueden necesitar un servicio de contacto local para atender determinadas consultas.
En estos casos, la atención telefónica puede complementar otros servicios como la oficina virtual o la domiciliación empresarial.
Profesionales que pasan mucho tiempo fuera de la oficina
Consultores, comerciales, abogados, técnicos o profesionales que visitan frecuentemente a sus clientes pueden pasar gran parte de la jornada fuera de su puesto de trabajo.
Contar con una persona que atienda las llamadas mientras están ocupados permite ofrecer una primera respuesta y reducir el número de comunicaciones que quedan pendientes.
La importancia de una atención profesional
La forma en la que una llamada es atendida también influye en la percepción que una persona tiene de una empresa.
Una respuesta clara, organizada y profesional puede transmitir una imagen de mayor disponibilidad y estructura. Por el contrario, tener que llamar repetidamente sin obtener respuesta puede generar una experiencia negativa, especialmente cuando se trata de un posible cliente.
Esto no significa que todas las llamadas tengan que resolverse inmediatamente. En muchas ocasiones basta con que alguien pueda atender al interlocutor, conocer el motivo de su llamada y comunicarle que la persona correspondiente se pondrá en contacto con él.
Atención telefónica personalizada y oficina virtual
La atención telefónica puede contratarse como un servicio específico, pero también puede formar parte de una solución más amplia de oficina virtual.
Una empresa que trabaja desde casa o de forma remota puede combinar una dirección empresarial, recepción de correspondencia y atención telefónica para disponer de una estructura profesional sin mantener una oficina física de uso permanente.
Además, cuando sea necesario celebrar una reunión presencial, pueden utilizarse despachos o salas de reuniones por horas.
Esta combinación resulta especialmente interesante para negocios que quieren adaptar sus recursos a las necesidades reales de cada momento.
¿Atención telefónica propia o externalizada?
La decisión dependerá principalmente del volumen de llamadas, el tamaño de la empresa y el tipo de actividad.
Una empresa con un gran número de comunicaciones telefónicas y un departamento de atención al cliente probablemente necesitará su propio equipo. Sin embargo, para un pequeño negocio que recibe llamadas de forma regular pero no constante, mantener un puesto específico puede no ser necesario.
La externalización permite utilizar el servicio cuando realmente aporta valor y evitar asumir una estructura mayor de la que necesita el negocio.
Qué tener en cuenta antes de contratar el servicio
Para que la atención telefónica resulte efectiva, la empresa debe definir claramente cómo quiere que se gestionen sus llamadas.
Es recomendable determinar qué información puede facilitarse, a quién deben transferirse determinados contactos, qué datos deben recogerse cuando una persona no está disponible y cómo se comunicarán posteriormente los mensajes.
Cuanto más claras sean estas indicaciones, más fácil será ofrecer una atención coherente con la forma de trabajar de la empresa.
También conviene comprobar qué idiomas puede atender el servicio, cómo se realizan las transferencias de llamadas y qué otras soluciones empresariales pueden combinarse con la atención telefónica.
Atención telefónica personalizada en Córcega Business Center
En Córcega Business Center ofrecemos servicios de oficina virtual y atención telefónica para empresas y profesionales que necesitan mantener una comunicación profesional sin disponer necesariamente de una recepción propia. Las llamadas pueden ser atendidas por secretarias multilingües y transferidas al teléfono indicado por el cliente; cuando no sea posible atenderlas, se puede recoger el mensaje. El servicio puede complementarse con recepción de visitas, gestión de agenda, domiciliación empresarial y utilización de despachos y salas de reuniones en nuestro centro situado en Paseo de Gracia, 12, Barcelona. De esta forma, cada empresa puede configurar los servicios que necesita en función de su actividad y de su forma de trabajar.
