En Còrsega Business Centers observamos cada día cómo se llevan a cabo numerosas reuniones de negocios en nuestros centros de negocios de la Paseo de Gracia y de calle Còrsega. En estos encuentros a menudo vemos puntos positivos y otros que no ayudan a que la reunión se desarrolle de la mejor forma.
A continuación dejamos unos tips para que tus reuniones sean todo un éxito, en algunos de ellos desde Business Centers Barcelona podemos ayudarte, en cambio otros ya corren de tu parte.
PREPARACIÓN DE LOS CONTENIDOS
Sin duda es el punto fundamental de la reunión, que la empresa prepare muy bien la reunión para poder exprimir al máximo el tiempo que dura la misma, que a menudo no supera la hora de duración.
Para que todas las partes acudan con los puntos claros a la reunión, lo ideal es enviar en la convocatoria de cita los puntos que se van a tratar en la misma, los responsables de desarrollar cada punto y el tiempo que se le va a dedicar a cada uno.
Es recomendable llevar impreso para cada asistente una hoja de ruta de la reunión y un resumen ejecutivo de los temas a desarrollar.
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PREPARACIÓN DEL ESPACIO ADECUADAMENTE
Es fundamental conocer el número de asistentes, para ordenar el espacio de la mejor forma posible. Conocer este dato es de gran importancia, porque de esta forma sabremos qué tipo de sala necesitamos y el tamaño requerido.
Después, organizaremos la sala de la forma más óptima posible dependiendo del objetivo de la misma:
- Si es una reunión comercial, de cierre de acuerdo, de seguimiento del proyecto, etc. lo normal es que se trate de una mesa alargada, o de varias mesas unidas por el centro, para no separar demasiado a las diferentes partes.
- Si se trata de una reunión en la que se va a mostrar un nuevo producto o servicio, presentar una funcionalidad, comunicar aspectos de organización interna… para este tipo de reuniones lo mejor es el formato aula. Mesas separadas, con una buena visión de la persona que informa, con espacio para tomar notas y enchufar el ordenador.
- Si solo se va a lanzar un discurso sin esperar mucho feedback de los asistentes, como una charla o un discurso, también se puede optar por salas estilo anfiteatro, en las que el orador está situado en un lugar superior o inferior al resto.
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SERVICIOS ADICIONALES
Si se trata de una reunión de negocios, de un cierre de venta, de lograr un acuerdo relevante… hay que cuidar hasta todos los detalles. Sobre todo hay que tener en cuenta si se está en invierno o verano, que el clima es más agresivo, es necesario que en la sala haya una adecuada climatización, así como agua fresca, infusiones, tés o cafés para entrar en calor…
También se agradece siempre que haya algo de comer que evite que los asistentes estén más preocupados en el hambre que puedan tener que en atender a la reunión. Por eso, un pequeño picoteo puede ayudar a que las reuniones sean más confortables, a que los asistentes estén más relajados y el encuentro transcurra adecuadamente.
Por supuesto, hay que garantizar que la sala está perfectamente acondicionada con los medios técnicos necesarios, como enchufes para conectar el ordenador, proyector, pizarra, trípode para presentaciones voluminosas, internet de alta velocidad…
Otro detalle que seguro que agradecen los asistentes es que se faciliten papel y bolígrafos para tomar notas, para cada asistente, y si son con la imagen corporativa mejor, así se llevarán consigo la marca y la recordarán durante más tiempo.
¿Sabes que en Córsega Bussiness Centers puedes alquilar una sala de reuniones por horas?
También en nuestro centro de Paseo de Gracia, desde Business Centers te ayudamos a preparar las reuniones con mimo para que no falte de nada, y si no tenemos que lo puedes necesitar lo buscaremos. Nosotros nos encargamos de la infraestructura para que tú puedes dedicarle toda tu energía a tus clientes y negocio.
