Todos los trabajadores de oficina hemos sufrido alguna vez la asistencia a reuniones improductivas. La “reunionitis” es una afección muy común en el tejido empresarial, una epidemia a escala mundial que solo algunos países han logrado esquivar mediante la implementación de normativas internas en las empresas y metodologías de trabajo que destierran estás prácticas de sus empresas.
Las reuniones con jefes, compañeros y otros departamentos de la empresa son una herramienta fundamental para poner en común estrategias y como forma básica de coordinación. Para ayudarte a tus reuniones sean productivas, desde Business Centers Barcelona te dejamos algunos consejos:
- Deberes hechos previos a la reunión:
Los asistentes tienen que conocer de antemano lo que se va a tratar en la reunión, los objetivos de la misma, su duración y el rol de cada asistente en la misma con lo que se espera de cada uno.
Se puede solicitar a los asistentes que traigan consigo a la reunión entregables concretos, por ejemplo: 10 ideas para la comercialización de la empresa, resultados de ventas, situación específica de un departamento, 3 estrategias para mejorar las ventas de un producto, 4 medidas de contención para prevenir ciberataques… etc.
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- Prohibir las distracciones
Ya vengan de personal externo a la reunión (secretarios, adjuntos, compañeros…) como internos: evitar desviarnos del objeto de la reunión, si surgen otros puntos a tratar se deberán anotar para organizar una reunión aparte si fuera necesario.
Otra de las fuentes habituales de distracción son los dispositivos electrónicos de los asistentes: móviles, ordenadores o tablets. Aunque se sobre entiende que a las reuniones se acude con una actitud activa y que no es recomendable distraerse, es habitual ver a asistentes estar más pendiente del teléfono que de la reunión.
Otra de las fuentes habituales de distracción son los dispositivos electrónicos de los asistentes
- Limitar el número de asistentes
Dependiendo del objeto de la reunión, lo más probable es que con la asistencia exclusivamente de las personas adecuadas sea suficiente. Cuantas más personas asistan a la reunión, más probabilidades de distracciones y de obtener tantas respuestas, perspectivas y valoraciones como personas hay en la sala, haciendo muy difícil concretar, definir y llegar a acuerdos.
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- Evitar utilizar las reuniones para temas innecesarios
Si algo se puede solucionar por otro canal, mejor. Es aconsejable utilizar la herramienta reunión solo para situaciones para las que sí son necesarias. Si podemos solucionarlo mediante un email, un chat interno de empresa, una conversación con la persona adecuada, un informe de puesta al día o de control… mejor que convocar a los recursos de la empresa y hacerles perder un tiempo valioso.
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- Incorporar herramientas de las metodologías ágiles
Las metodologías ágiles se comenzaron a aplicar en entornos industriales y tecnológicos, pero poco a poco han ido ganando terreno en tareas de gestión y empresa.
Se trata de establecer procedimientos de trabajo que buscan obtener resultados efectivos con los mínimos recursos posibles. Por ejemplo, aplicado a las reuniones, según la metodología scrum, lo que se hacen son “Daily meetings”, que son reuniones de 5 minutos que deben celebrarse de pie, a las que asisten principalmente las 3 personas responsables del desarrollo de un proyecto, y si es necesario alguna más. Son reuniones cortas, que tienen una estructura fijada, ya que se habla de 3 cosas principalmente: qué es lo que hiciste ayer, qué vas a hacer y qué problemas has encontrado, la clave es que cada persona lleva la reunión preparada según su papel en el proyecto.
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