Tots el treballadores d’ ofina hem patit alguna vegada l’assistència a reunions improductives. La “reunionitis” és una afecció molt comuna al teixit empresarial, una epidèmia a escala mundial que només alguns països han pogut evitar mitjançant la implementació de normatives internes a les empreses i metodologies de treball que desterren aquestes practiques de les seves empreses.
Les reunions amb caps, companys i altres departaments de l’empresa esdevenen una eina fonamental per posar en comú estratègies i com una forma bàsica de coordinació. Amb l’objectiu d’ajudar-te a que les teves reunions siguin productives, des de Business Centers Barcelona et presentem alguns consells.
- Deures fets previs a la reunió:
Els assistents han de conèixer amb antelació allò que s’anirà a tractar durant la reunió, els objectius de la mateixa, la seva durada i el rol que cada assistent hi tindrà amb el que s’hi espera de cadascú.
Es pot sol·licitar als assistents que portin a la reunió lliurables concrets, com per exemple: 10 idees per a la comercialització de l’empresa, resultats de vendes, situació específica d’un departament, 3 estratègies per millorar les vendes d’un producte, 4 mesures de contenció per a prevenir ciberatacs, etc.
-Veure els serveis de lloguer de sales de reunions de Business Centers
- Prohibir les distraccions
Ja els origini el personal extern a la reunió (secretaris, adjunts, companys,…) com l’intern: evitar desviar-nos de l’objecte de la reunió, si sorgeixen altres punts a tractar, s’hauran de prendre nota per a organitzar una reunió apart si fos necessari.
Una altra de les fonts habituals de distracció son els dispositius electrònics dels assistents: mòbils, ordinadors o tauletes. Encara que entenguem que a les reunions s’hi assisteix amb una actitud activa i que no és recomanable distreure’s, és habitual veure participants més atents al telèfon que a la reunió.
Una altra de les fonts habituals de distracció son els dispositius electrònics dels assistents
- Limitar el número d’assistents
Depenent de l’objecte de la reunió, el més probable és que, amb l’assistència de les persones adients, sigui suficient. Com més persones participin a la reunió, més probabilitats de distraccions i d’obtenir tantes respostes, perspectives i valoracions com persones hi ha a la sala, fent molt difícil concretar, definir i arribar a acords.
– Veure les promocions d’aquest mes a lloguer d’oficines i co-workings
- Evitar d’utilitzar les reunions a temes innecessaris
Si alguna qüestió es pot solucionar per un altre mitjà, millor. És recomanable utilitzar la eina “reunió” només en situacions per a les que si son necessàries. Si podem solucionar-ho mitjançant un correu electrònic, un xat intern de l’empresa, una conversa amb la persona adient, un informe de posada al dia o de control,… millor que convocar als recursos de l’empresa i fer-los perdre un valuós temps.
– Realitza un recorregut per les nostres instal·lacions sense sortir de casa
- Incorporar eines de les metodologies àgils
Les metodologies àgils es van començar a aplicar a entorns industrials i tecnològics, però, poc a poc, han anat guanyant terrenys a tasques de gestió i empresa.
Es tracta d’establir procediments de treball que cerquin obtenir resultats efectius amb els mínims recursos possibles. Per exemple, aplicat a les reunions, segons la metodologia “scrum”, allò que es fa son “Daily meetings”, és a dir, reunions de 5 minuts que han de tenir lloc dempeus, a les que hi participen principalment les 3 persones responsables del desenvolupament d’un projecte, i si és necessari, alguna més. Son reunions curtes, amb una estructura fixa, a on es parla de 3 coses principalment: què vas fer ahir, què faràs i amb quins problemes t’has trobat, la clau és que cada persona porta la reunió preparada segons el seu paper dintre del projecte.
Lloguer de sales de reunions per hores a Barcelona
Contacta amb nosaltres i t’assessorarem en tot el relatiu a l’àmbit empresarial, també podràs veure les nostres avançades i còmodes sales de reunions perquè només hagis de preocupar-te de la teva àrea professional, deixant logística i els detalls d’equipament en bones mans.
